Introduction
Les Jeux Olympiques de Paris 2024 approchent à grands pas, et avec eux, une armée de volontaires prêts à jouer un rôle crucial dans le succès de l’événement. Cependant, cela nécessite une coordination et une communication claire, préalablement définie et suivant une seule et même ligne directrice.
Dans ce blog, nous parlerons donc de cette communication interne prévue avant et pendant les Jeux, structurée en 3 étapes : informer, convaincre et motiver.
Cérémonie d’ouverture sur la Seine des Jeux Olympiques de Paris 2024
1ère étape : Informer les volontaires
Voilà plusieurs mois que la campagne de recrutement des volontaires des Jeux Olympiques de Paris 2024 a débuté. Au départ, c’était près de 300 000 personnes, âgées d’au moins 18 ans au 1er janvier 2024, parlant le français et/ou l’anglais, et étant disponibles au moins dix jours à l’été 2024, qui ont postulé.
Finalement, ce sont 45 000 volontaires qui seront retenus. Les propositions de postes de bénévolat ont déjà commencé à être envoyées et continueront jusqu’au 20 décembre 2023.
Ce recrutement doit être sélectif, et il est essentiel d’assurer une communication claire concernant les disponibilités requises. Que se passerait-il si, au fur et à mesure de l’avancement du projet, certains volontaires ne souhaitaient plus participer ? Cette première phase est donc cruciale pour la suite des événements.
Ensuite, il s’agira de communiquer de manière claire sur les formations à suivre. Ces formations se présenteront sous la forme de fiches, de vidéos, ou même d’opérations lors de Test Event et d’autres missions bénévoles.
Par conséquent, les enjeux résident dans la conception de programmes de formation complets et dans la diffusion de ces informations de manière accessible. Il sera difficile de fournir une formation personnalisée a posteriori, compte tenu du grand nombre de volontaires.
Le jour J, une fois de plus, la communication opérationnelle au sein des volontaires sera essentielle. La difficulté réside dans le fait que les volontaires chargés d’accueillir les spectateurs ne seront pas formés de la même manière que les agents de sécurité, par exemple. Ici encore, il est crucial d’assurer l’uniformité de l’information et des moyens de communication entre tous les services afin d‘éviter les incompréhensions pendant les Jeux Olympiques.
2 volontaires à l’entrée du site de compétition, chargés de scanner les billets des spectateurs
2ème étape : Convaincre les volontaires
Après ce mois de décembre, aucune autre campagne de recrutement ne sera lancée. Ainsi, le volontaire doit se sentir unique, irremplaçable, car il joue un rôle essentiel dans le bon déroulement de ces Jeux Olympiques. Plus simplement, s’il n’y a pas de volontaire, il n’y a pas de JO…
Un volontaire est réellement considéré comme un collaborateur de Paris 2024. Il partage l’aventure de l’intérieur, tout comme le ferait un salarié. À ce titre, il doit adhérer à la vision et aux valeurs de Paris 2024 qui sont le partage, l’excellence, l’inclusion…`
Comme cité sur le site officiel de Paris 2024 : « Chez Paris 2024, nous avons une conviction, celle que le sport peut tout changer. » Forte de ces valeurs, l’entreprise véhicule auprès de tous cette envie de célébrer le sport et d’ouvrir les Jeux à tous. Le volontaire doit être convaincu de ces valeurs afin de donner du sens à ses actions et son engagement.
Tony Estanguet, triple champion d’Europe, triple champion du Monde et triple champion Olympique de canoë slalom, Président du COJO.
Plus qu’un simple volontaire, il devient ambassadeur des Jeux Olympiques de Paris 2024. À son échelle, s’il est convaincu du projet, il convaincra ses proches mieux que personne. Ainsi, l’enjeu va donc bien au-delà de ces 45 000 volontaires.
Convaincre de son appartenance, c’est communiquer avec lui, mais surtout l’écouter. Les échanges ne devront pas seulement être descendants. Le volontaire doit pouvoir, s’il en ressent le besoin, communiquer facilement avec les équipes de Paris 2024.
3ème Étape : Stimuler les volontaires
Afin de maintenir ce lien et cette énergie jusqu’aux Jeux, les équipes de Paris 2024 devront s’assurer d’un engagement continu du volontaire. Comment ? En fournissant des mises à jour régulières, en exprimant leur reconnaissance envers ces derniers, et en proposant des opportunités de développement.
La singularité de Paris 2024 réside dans le fait que l’objectif est clair et parfaitement délimité dans le temps : livrer les Jeux Olympiques et Paralympiques d’été 2024 entre le 26 juillet et le 7 septembre prochain. Plus qu’ailleurs, il est donc essentiel de communiquer sur l’avancement du projet.
De plus, à l’image d’une newsletter visant à vous rappeler l’achat du dernier produit d’une marque, Paris 2024 communiquera en continu avec les volontaires en utilisant des vidéos, des audios, ou des formations à effectuer.
Les vidéos permettent de mettre un visage sur le projet, de transmettre des messages par la communication non verbale, qui auront bien plus d’impact que des mots écrits dans un e-mail. Cependant, il est essentiel de ne pas en abuser et de varier les formats. La routine peut rapidement devenir ennuyeuse et entraîner l’abandon des volontaires.
Bien que difficile à mettre en place, l’interaction est la clé pour maintenir l’engagement de ces 45 000 volontaires. L’interaction verticale (avec les équipes de Paris 2024) mais aussi horizontale (entre les volontaires) est cruciale.
Cette stratégie contribuera à créer un sentiment d’appartenance, à maintenir la cohésion de l’équipe, et à assurer le succès global des Jeux. De la même manière, des quiz et des jeux-concours entre volontaires seront organisés pendant cette année de formation.
Conclusion
Pour conclure, le volontaire fait pleinement partie de l’organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques de 2024 et doit avoir toutes les ressources nécessaires pour être préparé à accueillir les milliers de spectateurs qui afflueront sur les sites.
Similaire à un circuit managérial en entreprise, il s’agira de :
- Informer : fournir des informations opérationnelles et générales.
- Convaincre : rassembler les volontaires autour des Jeux et de la vision de Paris 2024.
- Stimuler : maintenir le lien pour éviter les décrochages avant et pendant les Jeux.
Je vous invite maintenant à découvrir cet article sur la communication d’une association sportive.
Merci de votre lecture,
Raphaël PALLOTTA,
Étudiant en Master 2 Communication Média et Hors Média